Im Laufe der Zeit können Schriftstücke verblassen. Je nach Beschaffenheit des Papiers und der Qualität des Toners / der Tinte kann dieses Phänomen früher oder später eintref- fen. Dennoch ist die analoge Ablage mittels Papier weitaus sicherer als eine rein digitale Ablage. Zu häufig kann man in den Medien lesen, wie gravierend die Folgen sein können auf Grund von Datenverlusten. Dabei spielt es keine Rolle, ob “nur” das Format unlesbar geworden ist, oder ob ganze Files beim konvertieren verloren gegangen sind. Die wohl grösste Problematik hierbei ist, dass man nicht weiss, was man verloren hat.

Trotz aller möglichen Nachteilen erleichtet eine ditiale Ablage die Arbeit ernorm. Informatio- nen können schneller und einfacher per Mausklick gesucht und gefunden werden als wenn die Dossiers im Archiv geholt werden müssen. Besonders bei älteren Dokumenten, welche zum Beispiel noch mit Schreibmaschine oder gar von Hand geschrieben wurden, existierten oftmals keine digitalen Daten.

Dank der heutigen Technik ist ein Scann bis Format A4 meist kein Problem. Qualität und Eigenschaften können frei gewählt werden. Damit die Unterlagen jedoch wirklich wirt- schaftlich und effizient genutzt werden können, müssen sie sachlogisch geordnet werden. Dieser Vorgang ist sehr zeitintensiv und wird deshalb teilweise vernachlässigt. Die Doku- mente werden endlos gescannt ohne sie zur ordnen oder gar umzubenennen. Mit einer solchen Ablage wird der Arbeitsaufwand auf keinen Fall kleiner. Daher empfiehlt es sich, die Unterlagen zum Beispiel  nach der Sachlogik des Archiv- und Registraturplans oder nach weiteren vordefinierten Kriterien abzulegen. Der Name eines Dokuments sollte ebenfalls möglichst treffend und dennoch kurz gewählt werden. Die Logik soll auch in einigen Jahren noch nachvollziehbar sein. Ziel einer digitalen Ablage soll es sein, über Jahre hinweg ergänzbar zu bleiben.

Da die digitale Ablage meist nicht alle rechtlichen Aspekte für eine Langzeitarchivierung erfüllt, empfiehlt sich weiterhin eine analoge Archivierung. Diese muss nicht zwingend in Papierform sein. Die platzsparende Alternative, die rechtlich dem Original gleichgestellt ist, ist die Mikrofilmarchivierung. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen einen Mehrjahresplan zur Digitalisierung des Schriftguts. Sie errechen uns unter 056 610 45 60.